内定辞退のマナーと伝え方｜電話・メール例文と注意点を解説

就活において複数の企業から内定をいただくことは良くあることです。しかし最終的に1社を選ぶ際、他の内定は辞退する必要があります。内定辞退は企業側にとっても採用計画に影響する重要な出来事です。適切なマナーと手順で行うことで、社会人としての第一歩を踏み出す上でも大切な経験となります。

この記事では、内定辞退の適切なタイミングや方法、電話やメールでの伝え方、例文、そして避けるべき行動について詳しく解説します。

内定辞退をするべき適切なタイミング

内定辞退のタイミングは非常に重要です。以下のポイントを参考にしましょう。

決断したらすぐに連絡する

内定を辞退する決断をしたら、なるべく早く企業に連絡することが望ましいです。特に内定承諾書を提出した後の辞退は、企業の採用計画に大きな影響を与えるため、決断したら迅速に行動しましょう。

入社直前の辞退は避ける

入社直前の辞退は企業に大きな迷惑をかけることになります。遅くとも入社予定日の1ヶ月前までには連絡するのが望ましいでしょう。

採用担当者の業務時間内に連絡する

内定辞退の連絡は平日の業務時間内（9:00〜17:00頃）に行いましょう。特に電話での連絡は時間帯に配慮が必要です。

内定辞退の連絡方法（電話・メール）

内定辞退の連絡方法は主に電話とメールがありますが、それぞれの特徴と適切な使い分けを理解しましょう。

電話での連絡が基本

内定辞退は基本的に電話で行うのがマナーです。直接声で伝えることで誠意が伝わり、また相手の反応を確認しながら会話を進められます。

メールが適している場合

担当者から「辞退する場合はメールで連絡してください」と指示があった場合
何度電話しても担当者につながらない場合
時差のある海外企業への連絡の場合

電話→メールの流れが理想的

最も丁寧な方法は、まず電話で内定辞退の意向を伝え、その後フォローアップとしてメールを送ることです。電話で口頭での説明を行った後、改めてメールで感謝の気持ちと辞退の旨を伝えるとより誠意が伝わります。

内定辞退の電話での伝え方と例文

電話での内定辞退は緊張するものですが、以下の手順と例文を参考に準備しておくと安心です。

電話での内定辞退の流れ

自己紹介: 名前と大学名を名乗る
担当者への取り次ぎ依頼: 採用担当者に繋いでもらう
辞退の意思表示: 内定辞退の意向を明確に伝える
辞退理由の説明: 簡潔に理由を説明する
お詫びと感謝: 採用プロセスへの感謝とお詫びを述べる
今後の手続きの確認: 必要書類や返送物についての確認

電話での例文

「お世話になっております。〇〇大学の△△と申します。先日は内定をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、他社への就職を決意いたしましたので、御社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考過程では大変お世話になり、貴重な経験をさせていただきましたこと、心より感謝しております。このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

今後、書類の返送など必要な手続きがございましたら、ご指示いただければ幸いです。」

内定辞退のメール例文

メールでの内定辞退は、形式や表現に気を配りましょう。以下の例文を参考にしてください。

メールの件名例

「内定辞退のご連絡」
「内定辞退について」
「内定辞退のお願い」

メール本文例文

件名：内定辞退のご連絡

〇〇株式会社
採用ご担当 □□様

お世話になっております。
〇〇大学△△学部の□□□□と申します。

この度は内定をいただき、誠にありがとうございました。

慎重に検討した結果、他社への入社を決意いたしましたので、
誠に勝手ながら御社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考過程では貴重なお時間をいただき、また丁寧にご対応いただきましたこと、
心より感謝しております。

このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

なお、内定承諾書など返送すべき書類がございましたら、
ご指示いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学△△学部
□□□□（フルネーム）
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：□□□□@example.com